Contrôle des fonds 101

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Si vous travaillez dans la construction, vous savez à quel point une bonne gestion est primordiale à l’exécution d’un projet et au maintien de votre réputation professionnelle. Lorsque les contrats de construction gagnent en importance et en complexité, il est temps de resserrer la surveillance et de préciser l’orientation de sa stratégie de gestion de projets… C’est ici que le contrôle des fonds entre en jeu.

Si les vastes projets de construction de plusieurs millions de dollars ayant de nombreuses variables nécessitent souvent la garantie de paiement d’une caution sous la forme d’un cautionnement, le contrôle des fonds est un autre outil de gestion des risques. Vous n’êtes pas certain d’avoir tout compris? Poursuivez votre lecture pour apprendre comment et pourquoi le contrôle des fonds peut jouer un rôle important dans votre prochain projet de construction.

Qu’est-ce que le contrôle des fonds?

Obtenir le financement nécessaire pour un projet de construction n’est qu’une seule étape dans tout le processus. En effet, toutes les parties veulent aussi s’assurer que les fonds servent uniquement à payer des dépenses justifiées et prévues au contrat.

C’est à cela que sert le contrôle des fonds, puisqu’il vise à faire en sorte que les sommes soient distribuées à qui de droit, et en temps et lieu, tout au long du projet. S’il resserre davantage la supervision d’un projet, le contrôle des fonds se concentre sur un volet très précis (volet financier), par opposition à la gestion générale de projets.

À quoi sert le contrôle des fonds?

Les projets de construction d’envergure peuvent être complexes à superviser. Il y a aussi beaucoup d’argent en jeu. Lorsqu’un tiers s’occupe de la distribution des fonds, le risque de mauvaise gestion financière diminue, et les fournisseurs, les sous-traitants et les vendeurs peuvent s’attendre à être payés pour leur contribution au projet. Le maître d’ouvrage a également l’assurance d’avoir fait un bon investissement.

Quand est-il judicieux d’utiliser le contrôle des fonds?

Comme le cautionnement, le contrôle des fonds est utilisé dans le cadre des grands projets de construction de plusieurs millions de dollars qui nécessitent une gestion des risques exceptionnelle. En fait, cautionnement et contrôle des fonds fonctionnent souvent de pair : dans bien des cas, la société de cautionnement exigera la présence d’un service de contrôle des fonds dans la relation pour assurer la distribution fluide des fonds et réduire le risque qu’un paiement soit omis – et qu’un privilège soit ainsi constitué sur le projet.

Le contrôle des fonds s’avère particulièrement utile lorsqu’un entrepreneur a déjà plusieurs projets en cours, car il est important de garder les fonds séparément.

Lisez notre résumé graphique pour en savoir plus sur les cautionnements et le contrôle des fonds.

Résumé graphique Northbridge Assurance intitulé Comment fonctionnent les cautionnements et le contrôle de fonds?

Comment fonctionne le contrôle des fonds?

Scénario 1 : Investir tous les fonds dans un seul projet

Un entrepreneur accepte un projet, bien qu’il ait déjà d’autres projets sous cautionnement et beaucoup de contrats en attente. L’entrepreneur pourrait être tenté d’investir ces fonds dans ses projets les plus pressants, mais le maître d’ouvrage veut être certain que son argent finance son projet, et pas celui d’un autre.

Dans ce cas-ci, il serait particulièrement judicieux d’avoir recours au contrôle des fonds. Un tiers responsable des paiements s’assurera que les fonds débloqués pour un travail donné sont dépensés correctement, pour protéger l’investissement du maître d’ouvrage et s’assurer que l’argent est versé à qui de droit. Si l’entrepreneur injectait ces fonds dans un autre projet, les travailleurs ne seraient pas rémunérés pour leur contribution, ce qui pourrait entraîner d’importantes complications financières et logistiques pour le maître d’ouvrage.

Scénario 2 : Grimper l’échelle de la sous-traitance

Un entrepreneur aimerait prendre part à un projet de construction plus important, mais il n’est pas admissible au cautionnement. Il se trouve donc dans une impasse : il essaie de faire croître son entreprise, mais n’a pas les reins assez solides financièrement parlant pour décrocher de plus gros contrats.

Dans ce cas, le contrôle des fonds viendrait garantir à la caution, au client et à l’entrepreneur général que leur investissement sera protégé et utilisé à bon escient. L’évaluation d’un tiers pourrait aussi mettre les différentes parties prenantes suffisamment en confiance pour accorder à l’entrepreneur tenace le cautionnement qu’il lui faut pour obtenir le gros contrat qu’il convoite.

Scénario 3 : Maîtriser les budgets volatils

Qui dit grands projets dit variables multiples! Et lorsque l’argent est disséminé à différents endroits d’un seul coup, le portefeuille se dégarnit rapidement. Si les premiers signaux d’alarme passent sous le radar, tout le monde risque de se heurter à un mur une fois tout l’argent dilapidé avant la fin des travaux.

Avoir recours aux services d’un tiers pour la distribution des fonds fait partie de la gestion financière d’un projet. Le service de contrôle des fonds peut se concentrer sur la façon dont l’argent est utilisé et alerter toutes les parties lorsque le projet pourrait dépasser le budget alloué ou en cas de réclamation. Peut-être croyez-vous que vos ressources internes peuvent se charger de tout, mais faire appel à un professionnel impartial pourrait rendre vos discussions sur le budget plus sereines et moins conflictuelles.

Vous vous demandez comment intégrer le contrôle des fonds à votre projet? Communiquez avec l’un de nos courtiers pour en savoir plus.