Un entrepreneur devrait toujours garder ses dossiers en ordre

Les entrepreneurs qui ont un horaire chargé et des travaux complexes à gérer oublient parfois de tenir en ordre leurs dossiers, contrats et autres formalités. Or, il est important de garder une trace écrite de son travail et d’exercer une diligence raisonnable. Des dossiers bien ordonnés sont la preuve que vous traitez vos affaires, vos clients et vos sous-traitants avec sérieux. De plus, ils seront utiles à votre assureur pour évaluer votre entreprise ou la défendre en cas de réclamation.

À la souscription d’une assurance

Pour évaluer correctement vos besoins en assurance, le souscripteur voudra consulter les dossiers de votre entreprise, qui l’aideront à brosser un portrait d’ensemble. En effet, il voudra être certain de bien cerner et catégoriser les risques auxquels vous êtes exposé. S’il comprend vos coûts et vos activités, il pourra vous proposer les garanties et les montants d’assurance qui protégeront adéquatement votre entreprise.

Les entreprises dont les dossiers sont déficients peuvent voir leur demande d’assurance refusée, car il est impossible d’établir leur profil de risque. En général, celles qui font preuve de diligence en faisant le nécessaire pour documenter leur travail montrent qu’elles ont de saines pratiques de gestion et qu’elles sont bien organisées. Les assureurs les préfèrent parce qu’elles sont habituellement plus prospères et plus compétentes pour gérer les risques.

Après un sinistre

Dans le domaine de la construction, les sinistres ont souvent trait à une poursuite en responsabilité civile dans laquelle la négligence de l’entrepreneur est invoquée dans un incident ayant causé des dommages matériels. Si vous êtes accusé à tort, vous aiderez votre cas en fournissant des preuves documentaires.

C’est à l’entrepreneur de se procurer des documents, de les tenir à jour et de les conserver à portée de main. Il est déjà arrivé qu’un entrepreneur soit jugé responsable d’un incident alors que le vrai coupable était un sous-traitant. Si vous ne pouvez pas prouver que les travaux ont été réalisés par un sous-traitant, vous n’avez aucun recours contre lui et pouvez effectivement être tenu responsable.

Procédures

Si ce n’est pas déjà fait, vous devriez créer des procédures de documentation et de tenue de dossiers adaptées à votre entreprise ou à vos services. Ensuite, il sera tout aussi important de veiller à ce que tous les directeurs, superviseurs, contremaîtres et ouvriers comprennent et suivent ces procédures. Une bonne pratique d’entreprise diligente consiste à organiser un atelier et à demander aux employés de confirmer, signature à l’appui, qu’ils comprennent les procédures et en ont obtenu copie.

Voici des exemples de documents à obtenir et à conserver :

  • Appels d’offres et devis
  • Contrats ou ordres de travail
  • Documents sur les travaux à réaliser
  • Formulaires d’inspection du chantier
  • Essais sur les travaux exécutés
  • Documents relatifs aux matériaux livrés sur le chantier
  • Documents relatifs à l’évaluation du service de prévention interne
  • Certificats d’assurance remis par les sous-traitants

Conserver ses documents et soumettre ses sous-traitants à un contrôle diligent font partie des pratiques de gestion des risques recommandées aux entrepreneurs.

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