Vous effectuez un voyage d’affaires? Emportez dans vos bagages cette liste de vérification liée à la protection des données

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Passeport? Oui. Monnaie étrangère? Oui. Bagage de cabine rangé de façon efficace? Fait! Données protégées? Hum…

Même s’il est plus facile que jamais d’organiser des réunions virtuelles avec des entreprises partout dans le monde ou de communiquer avec des fournisseurs étrangers, il arrive que les voyages d’affaires soient parfois nécessaires. Si vous êtes comme tout voyageur d’affaires, vous garderez sans doute à portée de main votre ordinateur portatif ou votre téléphone intelligent.

Nous avons élaboré une liste de mesures à prendre pour protéger vos données lorsque vous effectuez un voyage d’affaires.

  • Effectuez une sauvegarde avant de partir. Si vous êtes comme la plupart des gens, vous conservez « tout » sur votre ordinateur portatif. Donc, si vous n’avez pas effectué une sauvegarde de données depuis quelque temps, assurez-vous d’en faire une avant de partir. Le système de votre entreprise exécute automatiquement la sauvegarde des fichiers de votre serveur? C’est très bien, mais il se pourrait que les fichiers qui se trouvent sur votre ordinateur portatif ne soient pas enregistrés. Téléversez-les sur le serveur avant de partir en voyage ou stockez-les sur un lecteur externe et rangez-le sous clé dans votre bureau.
  • Assurez-vous que votre ordinateur portatif est sécurisé au moyen d’un réseau privé virtuel (RPV). Un RPV permet d’établir une connexion sécurisée entre votre ordinateur portatif et un ordinateur à distance (c.-à-d., le réseau de votre entreprise) au moyen d’Internet. Toute information qui est envoyée en utilisant le RPV est encodée afin qu’elle ne puisse être lue si elle est interceptée par un utilisateur externe.
  • Assurez-vous que les renseignements confidentiels sont protégés au moyen d’un chiffrement adéquat. De nos jours, la plupart des entreprises ne fournissent pas d’ordinateurs portatifs à leurs employés sans qu’ils soient dotés d’un chiffrement intégral de disque dur. En cas de vol, ceci permet de s’assurer que le voleur n’aura accès qu’au matériel informatique et non aux données enregistrées sur l’ordinateur portatif. Si votre ordinateur n’est pas doté d’un chiffrement intégral de disque dur, vous pouvez tout de même acheter des logiciels ou en utiliser des gratuits pour chiffrer seulement les documents ou les dossiers les plus confidentiels vous concernant vous, votre entreprise et vos clients.
  • Assurez-vous que des logiciels antivirus et coupe-feu sont installés et qu’ils sont à jour. Ce conseil concerne autant votre ordinateur portatif que votre téléphone intelligent. Il existe bon nombre d’applications de sécurité et d’antivirus pour les appareils portatifs. Si possible, assurez-vous d’activer votre coupe-feu local dans le système d’exploitation de votre ordinateur. Il s’agit d’un moyen de défense supplémentaire pour résister aux attaques des pirates informatiques qui veulent accéder à votre ordinateur.
  • Ne laissez jamais votre ordinateur ou votre appareil portatif sans surveillance. Même si ce n’est que pour une seconde seulement. Des milliers d’ordinateurs et d’appareils portatifs sont perdus ou volés chaque année dans les aéroports seulement, alors faites en sorte que ce ne soit pas le vôtre. Si vous séjournez à l’hôtel et que vous sortez pour la soirée, rangez votre ordinateur portatif hors de la vue (encore mieux si vous pouvez le ranger dans le coffre-fort de votre chambre).
  • Utilisez une protection par mot de passe pour les périodes d’inactivité. Que vous travailliez sur un ordinateur PC, Mac ou Linux, vous pouvez configurer un mot de passe à utiliser pour déverrouiller votre économiseur d’écran (le mot de passe devrait être le même que celui que vous utilisez pour ouvrir une session du système d’exploitation). Assurez-vous d’activer également cette option de mot de passe sur vos appareils portatifs.
  • Assurez-vous que vos mots de passe sont très complexes. Bien que vous devriez déjà utiliser des mots de passe complexes, il semble que les voyages d’affaires soient une excellente occasion de les mettre à jour. Un mot de passe complexe doit compter au moins huit caractères et ne devrait pas être composé de votre nom ou du nom de votre entreprise (en fait, évitez d’utiliser des mots complets dans vos mots de passe). Assurez-vous qu’ils soient totalement différents de vos mots de passe antérieurs. Finalement, utilisez une combinaison de lettres minuscules et majuscules, de chiffres et de symboles. Si le mot de passe de votre téléphone portatif doit contenir quatre chiffres, n’utilisez pas de combinaisons comme 1234 ou 1111.
  • N’utilisez pas de connexions Internet publiques pour effectuer vos achats ou vos opérations bancaires en ligne. Bien qu’il soit tentant de tirer profit de la connexion Internet sans fil gratuite dans un café ou un aéroport pour consulter votre relevé bancaire ou effectuer un achat rapide en ligne, il se peut qu’elle ne soit pas fiable ni même fournie par une entreprise en règle.
  • Désactivez votre connexion sans fil si vous ne l’utilisez pas. Votre ordinateur recherchera les points de connexion sans fil et diffusera tous ceux qu’il connaît afin de s’y relier. Ne rendez pas ces renseignements faciles d’accès pour les utilisateurs des environs. Évitez que d’autres utilisateurs puissent accéder à vos appareils portatifs en désactivant votre connexion sans fil et votre Bluetooth si vous ne les utilisez pas. Activez le mode avion sur votre téléphone pour désactiver la connexion.
  • Soyez attentif à ce qui se passe autour de vous. Il est toujours important que vous soyez conscient de votre environnement pour votre propre sécurité lors de vos voyages. Surveillez toujours les épieurs qui tentent de voir par-dessus votre épaule le mot de passe de votre téléphone intelligent. Ne révélez pas vos renseignements personnels ou ceux concernant votre entreprise sur votre écran si possible en utilisant un écran d’intimité. Évitez de transporter votre ordinateur portable dans des endroits dangereux ou si vous êtes le seul à le faire. Ne devenez pas une proie facile!
  • Faites quelques recherches sur votre destination avant de partir. Devriez-vous apporter des appareils électroniques de valeur où vous allez? Tentez de trouver un moyen d’envoyer vos données à l’avance de façon sécuritaire afin qu’une fois arrivé à destination, vous pussiez les récupérer. Ceci vous permettra d’éviter de les perdre en cours de route.

Bien entendu, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est protégée contre les risques liés à la cybercriminalité grâce à l’Assurance des cyberrisques. Communiquez avec votre courtier pour en savoir plus.