Planifier la continuité des activités en 2017

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Au Canada, on définit généralement la petite entreprise comme comptant de 1 à 99 employés; selon le gouvernement du Canada, près de 98 % des entreprises du pays entrent dans cette catégorie. Et selon une nouvelle étude, 45 % de la population canadienne travaillera à son compte d’ici 2020. Ainsi, les entrepreneurs, les propriétaires de petite entreprise et les entreprises en démarrage occupent une place de plus en plus importante dans le milieu des affaires au pays – et doivent savoir comment se protéger adéquatement contre les risques qui les menacent. Pour tout propriétaire de petite entreprise, la gestion des risques et la planification de la continuité des activités sont fondamentales.

Qu’est-ce que la continuité des activités?

En gros, planifier la continuité des activités, c’est se préparer au pire. Il s’agit d’élaborer une marche à suivre en cas d’urgence – ce que les propriétaires de petite entreprise négligent parfois. Que feriez-vous s’il y avait une panne d’électricité? Comment vous remettriez-vous d’une cyberattaque? Êtes-vous bien préparé aux catastrophes naturelles? Ce n’est là qu’un échantillon des questions qu’il faut vous poser pour mettre au point votre plan de continuité des activités.

« À la suite d’une crise, une entreprise sur quatre ne rouvre pas ses portes. Mais une bonne planification de la continuité des activités et de la reprise après sinistre peut aider les petites entreprises à éviter ce triste sort, explique Fred Muldowney-Brooks, directeur principal, Logistique du Service de prévention de la Corporation financière Northbridge. Il faut d’abord se demander : “Si je subissais un sinistre demain, qu’est-ce que je ferais?” Ensuite, on détermine les étapes précises à prendre pour que l’entreprise puisse poursuivre ses activités. »

Pour planifier la continuité de vos activités, vous devez analyser vos affaires sous trois angles : les finances, l’exploitation et le marketing. D’abord, il faut calculer le coût exact du sinistre pour votre entreprise. Sans assurance adéquate, vous pourriez devoir assumer ce montant en entier. « Bien des propriétaires de petite entreprise placent l’assurance au bas de leurs priorités en raison d’un manque de temps, de ressources et d’argent. Or, les entreprises qui n’ont pas de plan sont mal préparées à réagir en cas d’urgence – ce qui leur coûte temps et argent. L’assurance est donc essentielle pour bâtir une stratégie efficace de continuité des activités », poursuit Fred.

Ensuite, il vous faudra trouver un moyen de poursuivre vos opérations pour éviter d’aggraver votre perte financière. C’est en temps de crise que l’ prend toute son importance, car elle est précisément conçue pour vous aider à rester en activité à la suite d’une telle situation.

Enfin, vous devrez établir un plan de marketing proactif pour éviter que votre réputation ne soit ternie, et ainsi préserver la confiance et la fidélité de vos clients. « Tout propriétaire d’entreprise devrait avoir sous la main un modèle de communiqué à transmettre à ses clients au cas où il ne pourrait respecter ses engagements », recommande Fred.

Principaux risques pour les petites entreprises

On a qualifié 2016 d’année la plus coûteuse en matière de dommages assurables au Canada. Les catastrophes arrivent partout, sans avertir. Ne laissez pas 2017 devenir l’année la plus coûteuse pour votre petite entreprise : prenez conscience des principaux risques qui vous guettent et préparez-vous-y. En voici quelques-uns à considérer :

Incendie

Si les dommages assurables ont atteint de si hauts sommets en 2016, c’est notamment en raison des feux de friches en Alberta. Nombre de personnes et d’entreprises ont essuyé de lourdes pertes à cause de cette catastrophe, et n’en sont pas encore remises. Afin de maîtriser votre risque d’incendie, répondez d’abord aux questions suivantes :

  • Vos employés sont-ils adéquatement formés pour la manipulation et l’utilisation d’équipement et de combustibles pouvant causer des incendies, des dommages matériels ou des blessures graves?
  • Vos installations sont-elles dotées de matériel de protection contre l’incendie, comme des extincteurs et des avertisseurs de fumée?

Catastrophe naturelle

« Je place souvent les catastrophes naturelles vers le sommet de la liste, car on considère souvent ce risque comme le moins probable, ce qui n’est pas toujours le cas. Les catastrophes doivent être dans la mire des propriétaires de petite entreprise », prévient Fred. L’incendie n’est pas le seul phénomène naturel qui peut provoquer de graves dégâts pour votre entreprise. Pensons notamment :

  • aux inondations;
  • aux tremblements de terre;
  • aux tornades;
  • aux ouragans;
  • aux avalanches.

La probabilité que ces catastrophes surviennent dépend de votre proximité aux éléments qui les causent; veillez à mettre un plan en place pour celles qui pourraient frapper votre entreprise. Si vous avez déjà une assurance, vérifiez qu’elle couvre les éléments de cette liste qui s’appliquent à votre situation. Si ce n’est pas le cas, il pourrait être temps de . Voici quelques points importants à évaluer :

  • Si vous ne pouviez réintégrer les lieux, où pourriez-vous installer temporairement votre entreprise?
  • Votre personnel connaît-il le protocole à suivre en cas de catastrophe naturelle?
  • Les renseignements sur vos employés sont-ils placés dans un endroit sûr où vous pourriez les récupérer après une catastrophe?
  • Avez-vous sous la main un modèle de communication à transmettre à vos clients dans l’éventualité où vous ne pourriez respecter vos engagements?

Panne d’électricité

C’est l’un des risques qui touchent le plus couramment les petites entreprises. Par exemple, une tempête violente pourrait vous priver d’électricité durant quelques heures. Dans les cas plus graves, la panne pourrait se prolonger sur plusieurs jours. Plus tôt cette année, le Grand Toronto a d’ailleurs été balayé de vents forts, et de nombreuses habitations et entreprises ont perdu le courant pendant un bon bout de temps. Voilà qui peut poser plusieurs problèmes, comme :

  • l’interruption du chauffage ou de la climatisation;
  • le malfonctionnement des panneaux ou des compteurs électriques;
  • l’arrêt de tous les appareils électroniques, y compris les machines, les caisses enregistreuses, les ascenseurs, les systèmes de diagnostic, les chaudières, les compresseurs, les congélateurs, les fours et d’autres appareils importants.

Si votre entreprise – comme bien d’autres – ne peut se passer d’électricité, il peut être judicieux d’ajouter l’achat d’une génératrice de secours à votre plan de continuité des activités. « Veillez à maintenir la formation de votre personnel sur la procédure à suivre en cas de panne de courant, et gardez les coordonnées d’un électricien à portée de main », conseille Fred.

Cyberattaque

Les cyberattaques contre les petites entreprises sont toujours en hausse, et les pirates informatiques raffinent plus que jamais leurs techniques. Comme leurs tentatives sont de plus en plus difficiles à contrer, il est d’autant plus important de vous préparer au cas où vous en seriez victime. Les cyberincidents peuvent être causés par de nombreux facteurs, par exemple :

  • l’attaque d’un virus ou d’un maliciel;
  • un vol de matériel informatique;
  • une défaillance du système de TI ou de communication;
  • un problème dans la salle des serveurs;
  • l’installation imprévue d’un correctif ou d’une mise à jour.

Comme les appareils mobiles gagnent en popularité au travail, Fred nous met en garde : « On pense souvent aux conséquences possibles de l’hameçonnage, des virus et des maliciels sur nos ordinateurs portables et de bureau, mais les appareils mobiles sont désormais aussi une menace pour notre cybersécurité. Les employés ont l’habitude de se connecter aux serveurs et aux réseaux internes de l’entreprise depuis leurs cellulaires et leurs tablettes, qui deviennent alors des portes d’entrée pour les pirates vers votre petite entreprise. »

Sachez toutefois qu’il existe des mesures à prendre pour vous remettre d’une cyberattaque ou d’une fuite de renseignements. En mettant au point votre plan de continuité des activités et de reprise après sinistre, Fred vous recommande de songer aux questions suivantes :

  • Vos ordinateurs et vos appareils de point de vente sont-ils équipés d’antimaliciels et d’antivirus?
  • Savez-vous ce que couvre votre garantie ou votre assurance en matière de bris ou de vol d’équipement?
  • Connaissez-vous votre type de protection contre les cyberrisques?
  • Avez-vous dressé la liste des marques et des modèles précis des appareils et des technologies utilisés dans votre entreprise?
  • Avez-vous sauvegardé toutes vos données importantes (facturation, comptabilité, contrats, etc.) sur un serveur de l’entreprise, un lecteur partagé, un nuage ou un disque dur externe?

Crime

Si ce risque paraît évident pour les propriétaires d’entreprises, il n’en est pas moins important de l’inclure dans votre plan de continuité des activités en 2017. Le crime peut prendre toutes sortes de formes et vous toucher de bien des manières. L’une de ses manifestations majeures : le vol. Si l’équipement qui vous est indispensable se faisait voler, comment poursuivriez-vous vos activités? Combien de temps faudrait-il pour le remplacer? Votre assurance couvre-t-elle sa valeur à neuf? Voici quelques autres points à méditer :

  • En présence d’une personne non autorisée, vos employés sauraient-ils comment réagir et comment se protéger?
  • Avez-vous un système de sécurité en place, comme des caméras de surveillance, des alarmes, des zones verrouillées et des gardes de sécurité?
  • En cas de vol d’ordinateur, seriez-vous en mesure de verrouiller ou d’effacer les renseignements confidentiels à distance?

Ce ne sont là qu’une partie des risques qui menacent les petites entreprises en 2017. Mais chacune est unique, et les risques auxquels elle est exposée le sont tout autant. En préparant un plan détaillé et exhaustif de continuité des activités et de reprise après sinistre, vous vous assurez de retomber rapidement sur vos pieds dans l’éventualité où vous subiriez un sinistre cette année. D’ailleurs, il est bon d’avoir une assurance adéquate comprenant une garantie en cas de pertes d’exploitation.

Si vous êtes client de Northbridge Assurance, vous avez aussi accès au service Ce service vous permet de joindre les conseillers experts de notre Service de prévention, qui, comme Fred, ont beaucoup d’expérience, de connaissances et de conseils qui pourront vous aider à protéger votre entreprise.

« L’un des risques que j’observe du côté des propriétaires de petite entreprise, c’est qu’ils jouent plusieurs rôles. Ils sont comptables, vendeurs, responsables du contrôle des stocks, et ainsi de suite. Ils n’ont donc pas beaucoup de temps à consacrer à la prévision des risques et à la planification de la continuité des activités. Le service Assistance Gestion du risque est là pour répondre à leurs questions et les guider dans ce processus », conclut Fred.

Le présent billet est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements qu’il contient. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus responsables des pertes pouvant découler de l’utilisation de ces renseignements.

* Ce service, fourni par les conseillers experts de notre Service de prévention, vise à améliorer vos pratiques internes de sécurité, de conformité et de gestion des risques; il ne remplace pas les conseils de professionnels. Il ne constitue pas une police d’assurance ni un avis juridique. Certaines polices ne donnent pas droit à ce service; communiquez avec nous pour en savoir plus.