Ménage du printemps : liste de vérification pour les petites entreprises

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Enfin, l’hiver cède sa place au printemps! Vous vous dites probablement que le pire est maintenant derrière vous, à moins qu’une dernière tempête hivernale frappe de plein fouet. Toutefois, n’oubliez pas que les hivers canadiens peuvent faire des ravages sur les biens, l’équipement et les véhicules de votre entreprise, et aussi sur votre motivation. Un bon ménage du printemps contribuera à rendre votre petite entreprise plus sécuritaire et efficace, et vous permettra ainsi de tirer le maximum de la belle saison.

Que devriez-vous inclure dans votre ménage?

Lors de votre ménage du printemps, vous pouvez faire bien plus qu’épousseter et désencombrer votre entreprise. Pourquoi ne pas entamer cette nouvelle saison avec des procédures peaufinées et une méthode d’entretien soignée pour contribuer à protéger vos biens, vos employés, vos clients et vos véhicules? Voici quatre catégories importantes à retenir et quelques questions pertinentes à vous poser pour déterminer les éléments (risques, dangers, emplacements) qui nécessitent une attention particulière dans votre milieu de travail, ponctuellement ou quotidiennement.

Protégez votre propriété

En surveillant de près votre terrain et vos propriétés, vous pourrez réduire grandement les risques d’accidents, de sinistres et de réclamations. En fait, les pertes matérielles sont les embûches que rencontrent le plus souvent les entreprises : en 2017, 4,2 milliards de dollars ont été versés en indemnités aux entreprises canadiennes pour des dommages matériels.

Voici quelques questions pour vous mettre en route :

  • Avez-vous suffisamment d’extincteurs d’incendie et en vérifiez-vous le bon fonctionnement chaque année? Les employés ont-ils reçu la formation adéquate pour les utiliser?
  • Y a-t-il des endroits que votre système de gicleurs ne protège pas?
  • Votre système d’alarme protège-t-il votre propriété dans son ensemble?
  • Le système est-il lui-même protégé adéquatement contre le sabotage (détecteurs de mouvement, protection des fils téléphoniques ou système d’appoint par cellulaire)?
  • Avez-vous installé un éclairage adéquat dans les endroits qui pourraient être la cible de voleurs?
  • Vendez-vous des articles ciblés par les voleurs? Si oui, de quelle façon sont-ils protégés?
  • Avez-vous pris des mesures pour dissuader les employés de commettre des vols?

En 2017, 4,2 milliards de dollars ont été versés en indemnités aux entreprises canadiennes pour des dommages matériels.

Réduisez votre responsabilité

Le type, la fréquence et la complexité de vos activités ont une incidence sur le degré de satisfaction de la clientèle et sur la possibilité de réclamations pour malfaçon et accidents. Bien entendu, vos employés jouent aussi un grand rôle dans vos efforts de sécurité et de prévention, et qui dit « possibilité d’erreur » dit « assurance de la responsabilité civile ».

Pour déterminer les risques en responsabilité civile auxquels vous êtes exposés, posez-vous les questions suivantes :

  • Vos procédures de sécurité et procédures en cas d’urgence devraient-elles être mises à jour?
  • Vos escaliers, tapis, ascenseurs, escaliers mécaniques et trottoirs sont-ils en bon état?
  • Votre éclairage extérieur est-il suffisant pour éviter les chutes qui pourraient entraîner des blessures?
  • Avez-vous établi un processus de contrôle de la qualité pour cerner les défauts de conception, de fabrication ou de marketing (p. ex. : mauvais étiquetage, directives inadéquates ou absence d’étiquettes de mise en garde)?
  • Est-ce que les données confidentielles (physiques et électroniques) des employés et des clients sont protégées de façon adéquate?

Assurez la sécurité de vos voitures de fonction (et de vos conducteurs)

Peu importe le nombre de véhicules que vous possédez, vous devriez placer les formations et les mesures d’entretien en tête de votre liste de priorités. Même si vous n’avez qu’un seul véhicule, il est primordial d’en faire l’entretien et de former vos employés sur son utilisation : la distraction, la vitesse et le manque d’expérience sont trois des causes principales de collisions causant des blessures ou la mort.

Heureusement, de nombreux risques sur la route peuvent être atténués grâce à des inspections régulières et des procédures judicieuses. Voici quelques questions à vous poser pour contribuer à actualiser les programmes de sécurité liés à vos véhicules et à vos conducteurs :

  • Avez-vous une politique écrite concernant les employés autorisés à utiliser vos voitures de fonction?
  • Et une procédure d’inspection avant départ, au besoin?
  • Avez-vous un programme de formation en place pour vous assurer que vos employés ont les renseignements nécessaires pour rester en sécurité?
  • Possédez-vous l’équipement de protection approprié pour vos employés? Est-il en bon état?
  • De nouveaux programmes de formation ont-ils été créés ou modifiés dans votre secteur?
  • Avez-vous analysé tous les accidents ou ceux évités de justesse? Vos données révèlent-elles que des changements devraient être apportés?
  • Effectuez-vous régulièrement des inspections de contrôle de la qualité pour vous assurer que votre immeuble et votre équipement sont sécuritaires pour les employés?
  • Votre entreprise est-elle conforme aux lois sur la sécurité?
  • Les postes de travail des employés sont-ils ergonomiques afin d’éviter les blessures?

La distraction, la vitesse et le manque d’expérience sont trois des causes principales de collisions causant des blessures ou la mort.

Mettez à jour votre police d’assurance

Si vous décidez d’apporter des changements ou des améliorations à votre entreprise au début du printemps, vous devriez passer en revue votre assurance pour vous assurer d’être protégé et de ne payer que pour les garanties dont vous avez vraiment besoin. Répondez aux questions suivantes lorsque vous passerez votre police au peigne fin :

  • Avez-vous analysé vos réclamations de l’année précédente? Devez-vous apporter des modifications pour éviter ce type de réclamations?
  • Avez-vous passé en revue votre police pour vérifier que vous êtes adéquatement protégé et que les montants de vos garanties sont suffisants?
  • Avez-vous examiné la police d’assurance des véhicules de votre entreprise pour vous assurer que les montants sont suffisants?
  • Y a-t-il eu des changements dans votre secteur ou votre entreprise, au cours de la dernière année, qui pourraient avoir une incidence sur votre assurance?
  • Devez-vous modifier, ajouter ou supprimer des garanties de votre police?
  • Avez-vous des dossiers à jour de l’inventaire de votre équipement ou des achats d’équipement que vous avez effectués récemment?

Vous aurez peut-être de la difficulté à répondre à certaines de ces questions au moment de faire le « ménage du printemps » dans votre petite entreprise. Aucun souci, votre courtier d’assurance est là pour vous aider! Jetez un œil aux autres avantages de faire appel à ces professionnels.